Deadline - und der Mitarbeiter ist im Urlaub?

Jun 16, 2020


In einem Jahr in dem viel Arbeit geleitet wird, hat ein jeder Angestellter das Anrecht auf seine Erholungsphase. Geht der Mitarbeiter nun in Urlaub, fällt eine Arbeitskraft weg, und dessen Arbeitsbereich muss durch einen anderen Mitarbeiter vertreten  oder durch die Arbeitsteilung mehrere kompensiert werden. Neben diesem planbaren Ausfall einer Arbeitskraft kommt es im jährlichen Verlauf zu weiteren Mitarbeiter - Einbußen durch kurzfristige Krankheitsausfälle, langfristige Arbeitsunfähigkeiten oder diversen anderen unvorhersehbaren Ausfällen (z.b familiärer Todesfall).

@heftiba via unsplash.com

Für die Personalmanagement-Abteilung, neuerdings auch Human Resources-Abteilung (HR) , die sich u.a. um die Verwaltung und Mitarbeiterplanung kümmert, bedeutet dies einen enormen Verwaltungsaufwand der mit hohen zeitlichen Kosten verbunden ist. Mitarbeiter stellen hierbei unzählige Anfragen: Sie beantragen ihren Urlaub, der meist erst nach langem Schriftverkehr von der Personalabteilung genehmigt wird oder Sie benötigen aufgrund fehlender Transparenz  bereits bei kleineren  Auskünften, wie die über ihre restlichen Urlaubstage, die Hilfe der HR-Abteilung. Das alles raubt kostbare Zeit. Am Aufwändigsten ist jedoch das Urlaubsmanagement - Urlaub beantragen, Urlaub Freigeben. Viele Unternehmen verwenden hierbei noch altmodische Formulare mit denen ein Mitarbeiter händisch seine gewünschten Urlaubstage einreicht. Das führt zu einem ineffektiven Arbeiten für die Personalabteilung. Neben der unübersichtlichen Papierflut von Formularen, müssen die Verwaltenden die Anträge meist zusätzlich zur Speicherung digital übertragen. Diese stupide Verwaltungsvorgang ist eintönig und frustriert  und senkt  zudem die Effektivität des Management, die ihre Zeit sinnvoller hätten nutzen können.

Zugleich erhöht die manuelle Erfassung der Anträge die Wartezeit der Antragstellenden bei unzureichender Transparenz.

Das Nutzen der bisherigen Vorgehensweise ist also sehr gering -  die Verwendung digitaler Erfassungsmethoden in Folge der Digitalisierung bringt hier einen Lichtblick.

Die sogenannten UrlaubsManager- Tools oder auch absence manager genannt, erleichtern durch die digitale Erfassung von Daten den Arbeitsaufwand beider Seiten, - für Arbeitnehmer und HR.

Ziel dieses Managers ist es, Prozesse zu verkürzen, Kommunikationswege zu erleichtern und eine erhöhte Transparenz  zu schaffen, unter Einhaltung des Datenschutzes.

Doch wie sieht dabei die konkrete Umsetzung aus ?

Unabdingbare Voraussetzung ist hier vor allem das Stichwort Transparenz - das in diesem Kontext auch bedeutet sich Klarheit zu verschaffen. Viele Fragen entstehen erst dadurch, dass den Personen notwendige Informationen nicht zur Verfügung stehen und somit Unsicherheiten entstehen. Mithilfe des Urlaubs-Managers werden ungeklärte Fragen direkt aus dem Raum geschafft und Klarheit geschafft, indem das Tool dem Mitarbeiter durch eine genaue Übersicht den aktuellen Stand seiner Urlaubstage informiert. So weiß der Mitarbeiter direkt ob er noch den Anspruch hat Urlaub zu stellen und kann zudem eigenständig sein “Urlaubskonto überprüfen”

Zudem generiert der absence-tool automatisch den neuesten Status von bestehenden Anfragen: so wissen Mitarbeiter sowie Management welche Anfragen noch ausstehen oder bereits  abgelehnt worden sind.  

Zettelwirtschaft ade !

Dank Urlaubsmanager ist auch das Beantragen von Urlaub schnell und unkompliziert, und die lästigen Papierformulare Vergangenheit. Jetzt kann der Mitarbeiter digital mit nur wenigen Klicks eine Anfrage stellen, die nur wenige Sekunden später dem HR zur Bearbeitung vorliegt. Dieser wiederum kann, dank  standardisierter Genehmigungsverfahren und der Entlastung von lästigen Routinearbeiten, die Daten schneller überprüfen. Die Software ermöglicht hierbei eine Echtzeit - Kommunikation zwischen Manager und Mitarbeitern im Bezug auf ihre Abwesenheits - Anfragen (absence requests). Durch die zusätzlichen, im Mitarbeiterprofil, gespeicherten Angaben, wie jährlicher Urlaubsanspruch, und die einfache Ansicht von bereits in Anspruch genommener Urlaubstage, können Anträge produktiver genehmigt oder zurückgewiesen werden, ohne einen Ordner dafür aus dem Schrank ziehen zu müssen.

Dank der Verwendung von Notifications wird der Arbeitnehmer sofort benachrichtigt,  sobald das Prüfverfahren abgeschlossen ist. Einfacher geht es fast nicht!

Das größte Problem das durch die Abwesenheit eines Mitarbeiters für das Unternehmen entsteht, ist der Rückgang der Unternehmensleitung und die Produktivität, das unter Umständen sogar den Arbeitsablauf behindern kann.

Die resultierenden Konsequenzen verursachen für  das Unternehmen in den meisten Fällen auch hohe Kosten bzw. Verluste.

Wie eine Studie zeigt, war allein 2019 ein Mitarbeiter im Durchschnitt 6,9 Tage nicht bei  der Arbeit anwesend - für ein Unternehmen mit 30 Mitarbeitern, heißt das ein Verlust von mehr 200 Arbeitstage, ohne dabei die Urlaubstage  der Mitarbeiter berücksichtigt zu haben. Dadurch entstehen immense Kosten für das Unternehmen, die durch entsprechende Maßnahmen jedoch gepuffert werden können.

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Neuere Tools ermöglichen bei geplanter oder auch spontaner Absence eines Mitarbeiters, dessen Aufgaben und die dafür benötigten Programmlizenzen, temporär einem Stellvertreter zu übertragen. Durch sicherheitsrelevante Verschlüsselungen kann dann der Vertretende die Aufgaben für einen festgelegten Zeitraum übernehmen, ohne dabei ein Sicherheitsrisiko für den Abwesenden darzustellen. So sind Lizenzen beliebig und nach Bedarf zuteilbar, ohne Login-Daten austauschen zu müssen. Ist der zu Vertretende Mitarbeiter wieder aus dem Urlaub zurück oder genesen, werden die Lizenzen wieder zurückgenommen, und der Arbeitsalltag geht weiter.


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