Effizientes Arbeiten

Jun 24, 2020

Egal ob Mitarbeiter, Selbstständiger oder Privatperson, eine gute Work - Life Balance stellt heutzutage häufig eine hohe Priorität in der individuellen Lebensplanung dar. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es notwendig, die Arbeitszeit möglichst effektiv zu nutzen. Digitale Tools bieten dabei Unterstützung, um Arbeitsabläufe zu verbessern und somit die Effizienz zu optimieren.

Doch was bedeutet Effizient?

Um Effizienz zu erreichen sollte die Arbeitsweise so gestalten werden, dass durch den minimalsten Aufwand der größtmögliche Nutzen erzielt wird.

Eine Studie des Fraunhofer - Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung (IPA), kam zu dem Ergebnis, dass in der Administration fast 30% der Arbeitszeit verschwendet wird, wobei 55% davon allein durch schlecht abgestimmte Prozesse verursacht werden. Das bedeutet, bereits durch eine reine Umstrukturierung ist es möglich, die Produktivität enorm zu erhöhen.

Work smarter, not harder

Drei simple Leitlinien helfen nachhaltig Erfolge zu erzielen:

1. Beherrschung der Programme

Spezialisierte oder personalisierte Programme können das Arbeiten ungemein erleichtern. Grundlegend ist dabei aber auch, dass deren Funktionsweise verstanden und richtig angewendet wird. Es ist wichtig, sich von Beginn an mit der Anwendung vertraut zu machen und alle hilfreichen Features zu entdecken.
Viele Programme bieten Tutorials oder Touren an, um ihre verschiedenen Funktionen zu erklären. Es lohnt sich, zunächst etwas Zeit zu investieren, um die Programme kennenzulernen und dadurch später Zeit und Nerven bei der Verwendung der Tools zu sparen.

2. Das Ziel im Auge behalten

Aufgaben sind einfacher zu erledigen, wenn präzise Ziele abgesteckt werden, die es zu erledigen gilt. Dabei ist es hilfreich, die Ziele in kurzfristige Stationen in naher Zukunft und in langfristige Meilensteine zu unterteilen. Dadurch kann jederzeit überprüft werden, welche Aufgaben momentan anstehen und ob der Zeitplan erfüllt ist. Dies hilft Arbeitsabläufe aufeinander abzustimmen und Prioritäten zu setzen.
Wer Unterstützung bei der Koordination von Aufgaben benötigt, sollte in Betracht ziehen, eine Projektmanagement Software zu verwenden. Diese beinhalten alle nötigen Tools für die Planung, Organisation und Verwaltung von Projekten und erleichtern die Kollaboration von Teammitgliedern.

3. Gute Kommunikation

Damit ein Team leistungsfähig und produktiv arbeiten kann, ist eine reibungslose Kommunikation der Teammitglieder notwendig. Dazu ist es bedeutsam komplizierte Kommunikationswege zu vermeiden und mögliche Missverständnisse zu minimieren.
Ein wöchentliches - oder sogar tägliches - Teammeeting bietet die Gelegenheit um jedes Teammitglied über den aktuellen Arbeitsstand der Kollegen und des gesamten Projekts zu informieren und Problemlösungen gemeinsam zu erarbeiten.
Zudem sollte ein einheitlicher Kommunikationsweg genutzt werden, über welchen Informationen und Daten ausgetauscht werden. Dadurch wird verhindert, dass Nachrichten übersehen und Daten verloren gehen oder unsicher versendet werden.
Für Terminabsprachen und geteilte Kalender kann auf Online Tools zurückgegriffen werden, um den Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten.

Die passenden digitalen Programme und Online-Services können den modernen Büroalltag enorm verbessern, indem überflüssiger Verwaltungsaufwand minimiert und das Zeitmanagement optimiert wird.


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Sophie

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