Der Mehrwert von Nutzungstatsitiken

May 26, 2020

In einem Unternehmen, das viele Mitarbeiter beschäftigt, sammelt sich schnell eine Vielzahl von Programmen und Applikationen an. Jeder Mitarbeiter benötigt individuelle Software für seinen Arbeitsalltag. Für die Anschaffung solcher Arbeitstools genügt es jedoch üblicherweise nicht, das Programm herunterzuladen, sondern diverse Lizenzen müssen gekauft und von Zeit zu Zeit verlängert werden.

Als Privatperson mag man noch den Überblick über seine bestehenden Programme und deren Lizenzen behalten, als Administrator einer großen Firma bedeutet dies jedoch einen enormer Verwaltungsaufwand. Die Lizenzbestände müssen erfasst und anschließend fortlaufend aktualisiert werden.

Doch dank neuer Technologien ist der Überblick über Lizenzen auch im Unternehmen so leicht wie nie.

Einen bedeutsamen Beitrag hat hierbei Data Analytics geleistet, die im Laufe der Digitalisierung 4.0 entstanden ist. Der Definition nach ist Data Analystics (Datenalayse) die Wissenschaft der Analyse von Rohdaten, mit dem Ziel Schlussfolgerungen aus diesen Daten ziehen zu können. Viele Techniken und Prozesse der Datenanalyse wurden in verschiedenen Prozesse und Algorithmen  automatisiert, die somit  Rohdaten für den menschlichen Gebrauch verarbeiten.

Sicherlich sind Sie, wie viele andere, bereits mit den Auswirkungen der Datenanalyse durch das Browsen im Internet in Kontakt gekommen: Hat man sich einmal über ein paar neue Kopfhörer im Internet informiert, bekommt man nachfolgend auch beim Besuch anderer Webseiten ständig Werbung und Anzeigen zu Kopfhörern präsentiert. Dieses  Verfahren der Werbeschaltung  basiert also auf der  Verwendung des Browsers von Data Analytics. Natürlich ist dies nur eines von vielen Beispielen zu denen Data Analytics eingesetzt  wird.

Data Analytics stellt einen sehr nützlichen Beitrag, da es eine händische Erfassung von großen Datenmasse nicht länger notwendig macht und wird daher vielen Bereichen eingesetzt. In der IT-Branche ist diese Datenanalyse Kern der sogenannten Nutzungsstatistiken (Usage Statistics), die heutzutage in vielen Programmen oder auch auf dem Smartphone eingesetzt werden

https://unsplash.com/photos/hpjSkU2UYSU‌‌

Diese Nutzungsstatistiken ermöglichen das unkomplizierte Sammeln, Analysieren, und Visualisieren der Nutzung von Programmen. Um einen schnellen und klaren Überblick über den Bestand zu bekommen, werden neben konkreten Zahlen, die Daten auch durch angepasste Diagramme visualisiert. Diese Bestandsaufnahme ist wichtig und hilfreich um weitere Handlungsmaßnahmen ableiten zu können. Durch die Auflistung der viel genutzten und weniger genutzten Programme, können beispielsweise  entsprechend weitere Lizenzen hinzugekauft oder der Bestand an Lizenzen für weniger genutzte Lizenzen reduziert werden. So kann die Effizienz durch individuelle Anpassung der Programmlizenzen an den Bedarf,  gesteigert werden und gleichzeitig hohe Ausgaben für unrentable Lizenzen eingespart werden.

Die Statistik erfasst zudem alle  Mitarbeiter, auch die ausgeschiedenen Mitarbeiter, die meist nach dem Verlassen des Unternehmens vernachlässigt werden. Dank der Statistik können sie, als Administrator, so die ” in der Ecke schlummernden” Lizenzen einfach und schnell ausmachen, an andere Mitarbeiter weitergeben oder direkt kündigen, um Sicherheitslücken zu schließen.

Weitere monetäre Vorteile bringen die in den Programmen integrierten Nutzungsstatistiken.

Da die Daten, “direkt an der Quelle” ausgewertet werden, und somit unmittelbare Muster und auch Zusammenhänge klar machen, entfällt der Bedarf von sonst kostspieligen Externen, wie Data Scientists, zur Analyse.

Darüber hinaus können durch die Statistiken auch Trends vorausgesagt werden und somit frühzeitig entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden, das ermöglicht vorausschauende und agilere Planung für die Firma.

Vorteile der Usage Statistic von Programmen:

  • Gesamtüberblick der Programme
  • Differenzierte Ansichten u.a. häufig oder selten genutzter Programme
  • Trends entdecken: Welche Programme verlieren Langfristig ihre Effektivität?
  • Wie aktiv sind die Mitarbeiter ? Wie Produktiv sind sie?
  • Welche Programme werden von Mitarbeitern / Gruppen besonders stark genutzt ?
  • Handlungsbedarf ableiten
  • Kostenbedarf & Zeitbedarf ableiten
  • Datengestützte Prognosen ermöglichen realistische Vorhersagen

Die Vorteile der Nutzungsstatistiken ist nicht nur dem Unternehmen vorbehalten, auch der einzelne Mitarbeiter kann davon profitieren. Er hat eigenständig, ohne zusätzlichen Aufwand, einen verbesserten Überblick über seine Arbeitsweise und seine Zeiteinteilung. Stärken und Schwächen können einfach entdeckt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Vielleicht sind Ihnen diese Statistiken auch von der Nutzung ihres Smartphones bekannt, bei dem Statistiken über Ihre Services einsehbar sind. Die Nutzungszeit der Services und der Verbrauch von Datenvolumen, Speicherplatz und Akkuleistung werden angezeigt. So können Sie beispielsweise Applikationen identifizieren, die nicht unterwegs, mit mobilem Datenvolumen, verwendet werden sollten oder deren Datenvolumen Zugriff begrenzt werden sollte.

Die Nutzungsstatistiken verfolgen dabei ein generelles Ziel: sie sollen dabei helfen die Nutzung der Programme an verfügbare Ressourcen anzupassen und Auswirkungen von Veränderungen zu kontrollieren.

FAZIT: Die Nutzungsstatistik ist ein einfach aussehendes aber effizientes Tool mit großen Mehrwert. Ihr Nutzen gilt für den Einzelnen als auch für ein Unternehmen, denn Klarheit über die aktuelle Situation, ermöglicht gezielte Verbesserungen durch Handlung.


Erfahre mehr über VIPFYs Nutzungsstatistiken, die einen klaren Überblick über die Nutzungszeiten aller Cloud-Services ermöglichen.

Teste die VIPFY Business Suite kostenlos.

VIPFY wird durch das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit und das Bundesministerium für Bildung und Forschung unterstützt.